Checklist para filmar um evento corporativo

Este checklist faz parte do guia de filmagem de eventos corporativos.

Checklist: semanas antes do evento

• Data, horário e endereço confirmados.
• Programação detalhada, com palcos, salas e horários.
• Número aproximado de participantes.
• Entregas definidas: vídeo resumo, palestras, cortes, fotos, transmissão.
• Prazo de cada entrega combinado por escrito.
• Canais onde o material será publicado.
• Orçamento aprovado e contrato assinado.

Checklist: dias antes

• Lista de momentos-chave: abertura, falas da diretoria, premiações, brindes, encerramento.
• Lista de pessoas que precisam aparecer: palestrantes, diretoria, convidados especiais.
• Lista de patrocinadores e ativações que precisam ser registrados.
• Regras do local: credenciamento da equipe, horário de montagem, carga e descarga, áreas restritas.
• Contato do responsável pela produção do evento.
• Contato do técnico de som, com a saída da mesa combinada.
• Apresentações dos palestrantes, se forem entrar na edição das palestras.
• Aviso de captação de imagem na inscrição e no credenciamento.
• Autorização dos palestrantes para gravação e divulgação.

Checklist: no dia

• Equipe credenciada e no local antes da abertura das portas.
• Teste de áudio com a mesa de som.
• Posições de câmera conferidas com a produção.
• Combinação entre fotógrafo e cinegrafista sobre quem cobre o quê.
• Ponto de contato da organização disponível para mudanças de horário.
• Cópia de segurança do material ao longo do dia, em eventos longos.

Checklist: depois do evento

• Envio do material para edição.
• Seleção rápida de fotos, se combinada, para publicação imediata.
• Primeira versão do vídeo resumo para aprovação.
• Rodada de ajustes.
• Entrega das versões finais nos formatos combinados.
• Publicação nos canais definidos, de preferência enquanto o evento ainda é comentado.

Planejamento de filmagem: o roteiro de captação

Com o checklist preenchido, a produtora monta o roteiro de captação: um documento que cruza a programação com a equipe e diz onde cada pessoa estará em cada momento. Ele indica quem cobre o palco, quem circula pelo público, quando as câmeras mudam de sala e quais momentos exigem atenção extra, como a premiação.

Esse roteiro é compartilhado com a produção do evento, para que todos saibam onde a equipe de filmagem vai estar e evitem conflitos com cenografia, iluminação e circulação de convidados.

O que filmar em evento além do palco

O palco é só uma parte. Um bom vídeo de evento também mostra:

• A chegada e o credenciamento, que dão a dimensão do público.
• O networking e as conversas, que mostram o clima.
• Estandes, ativações e patrocinadores em uso.
• Detalhes de cenografia, alimentação e brindes.
• Bastidores da organização, que humanizam o evento.
• Reações da plateia em momentos de emoção.

Esses planos são o que dá vida ao vídeo resumo e ao aftermovie.

Para estimar o investimento com base nesse escopo, veja quanto custa filmar um evento corporativo. E entenda o que é aftermovie e como usar depois do evento. Para contratar a cobertura, conheça o serviço de filmagem de eventos corporativos em SP.

Plano B para imprevistos

Eventos mudam: palestrantes atrasam, salas trocam de lugar, a programação se estende. Um plano B combinado antes evita correria. Defina com a produção quem avisa a equipe de filmagem sobre mudanças, quais momentos têm prioridade se for preciso escolher e o que fazer se a mesa de som falhar, como ter um gravador de reserva com microfone próprio. Com isso, a cobertura se adapta sem perder os momentos mais importantes.

Perguntas frequentes